Privacyverklaring

FlowVisionOne levert backofficesoftware aan keuken- en badkamerwinkels. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Voor gegevens van onze eigen bezoekers en klanten (bijvoorbeeld een demoaanvraag of een abonnement) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring gaat daarover.

Werkt een winkel met FlowVisionOne, dan staan in die omgeving gegevens van hún klanten. Daarvoor is de winkel verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij bewerken die gegevens alleen in opdracht van de winkel en leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst. Ben je klant van zo'n winkel, neem dan contact op met die winkel.

2. Welke gegevens wij verwerken

• Aanvragen via onze website: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht.
• Klantadministratie: bedrijfsgegevens, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, abonnement en facturen.
• Gebruikersaccounts in de software: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, rechten en een versleuteld wachtwoord.
• Technische gegevens: tijdstip van inloggen, sessiegegevens en foutmeldingen, nodig voor beveiliging en ondersteuning.
• Mailkoppeling (optioneel): koppelt een medewerker zijn eigen mailbox, dan bewaren wij alleen de instellingen en het wachtwoord versleuteld. De mail zelf blijft bij de mailprovider; wij slaan geen berichten op.

3. Waarom wij die gegevens verwerken

• Om te reageren op je aanvraag en een demo of proefperiode te regelen (uitvoering van een overeenkomst of jouw toestemming).
• Om onze software te leveren, te onderhouden en te ondersteunen (uitvoering van de overeenkomst).
• Om te factureren en onze administratie te voeren (wettelijke verplichting).
• Om misbruik tegen te gaan en de beveiliging te bewaken (gerechtvaardigd belang).

4. Cookies

Onze website gebruikt geen tracking- of marketingcookies en geen bezoekersstatistieken. Er staat dus ook geen cookiemelding. In de software zelf bewaren we alleen wat nodig is om ingelogd te blijven en je werk niet kwijt te raken.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 12 maanden.
• Klantgegevens: tijdens de overeenkomst en daarna maximaal 12 maanden, behalve gegevens die onder de wettelijke administratieplicht vallen.
• Facturen en boekhouding: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Gegevens in de omgeving van een winkel: zolang de overeenkomst duurt. Na beëindiging verwijderen wij die omgeving binnen 3 maanden, tenzij anders afgesproken.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen gegevens nooit. Wij werken met zorgvuldig gekozen leveranciers die gegevens voor ons verwerken:

• Supabase — database en opslag, in een datacentrum in de Europese Unie.
• Netlify — hosting van onze websites.
• Hostnet — e-mail vanuit het systeem (uitnodigingen, herinneringen).
• Anthropic — de AI-assistent die helpt bij het opstellen van een offerte, als de winkel die functie gebruikt. De gegevens die daarvoor nodig zijn worden niet gebruikt om modellen te trainen.

Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Beveiliging

Gegevens gaan versleuteld over het internet (TLS). Wachtwoorden bewaren wij alleen versleuteld en nooit leesbaar. Elke omgeving staat los van andere klanten en is alleen toegankelijk na inloggen met een eigen account; toegang binnen een winkel wordt geregeld met rechten per medewerker. Wij maken dagelijks back-ups en loggen automatisch uit na 15 minuten zonder activiteit.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om bezwaar te maken tegen verwerking, om je toestemming in te trekken en om je gegevens over te laten dragen. Stuur je verzoek naar info@flowvisionone.com; wij reageren binnen 30 dagen. Ben je het oneens met onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Datalekken

Vermoed je een beveiligingsprobleem of een datalek? Meld het direct via info@flowvisionone.com. Wij onderzoeken elke melding en informeren betrokkenen en toezichthouder wanneer de wet dat vraagt.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.